Project Flexibility Matrix

Ada dua hal penting yang menjadi tujuan suatu organisasi berbasis laba dalam melaksanakan sebuah project. Pertama, project ditujukan untuk memperbesar revenue dan kedua, untuk mengurangi cost dari suatu proses. Inilah yang mendasari terciptanya proyek yang ada di dalam suatu organisasi.

Dalam pelaksanaan suatu project organisasi akan meng-assign suatu divisi atau pun pihak eksternal (diluar dari organisasi) yang akan menjalankan project ini. Dalam hal ini organisasi bertindak sebagai sponsor sedangkan pihak yang diserahi project akan bertindak sebagai project team / project manager. Ada satu hal yang disepakati diwal antara Project Team (dalam hal ini adalah Project Manager) dengan Sponsor, yaitu Project Objective Statement (POS). POS merupakan statement yang menyatakan scope (lingkup pekerjaan), resources (baik SDM, pembiayaan, peralatan dll) dan jadwal pelaksanaan (kapan project dimulai dan kapan project berakhir). Berdasarkan best practice sebisa mungkin POS ini tidak lebih dari 25 kata, dan bisa mencakup aspek resource, scope dan schedulenya sehingga pihak sponsor langsung clear sekali membaca dokumen POS ini.

Project Triple Constraint

POS inilah yang menentukan scope, resources dan schedule dari suatu proyek (yang biasa disebut project triple constraint), yang hendaknya dijaga supaya ketiga-tiganya dapat tercapai di akhir project. Namun dalam pelaksanannya akan ada satu atau beberapa dari constraint ini yang tidak dapat dicapai, misalnya waktu molor, biaya membengkak atau scope yg tidak sesuai denga rencana awal, karena pada dasarnya project adalah suatu kegiatan yang penuh dengan ketidakpastian dan resiko. Maka dibuatlah matrix flexibility yang akan menjadi solusi kalaupun salah satu atau beberapa hal diatas tidak tercapai. Matrix flexibility ini akan digunakan oleh project manager untuk berkompromi dengan sponsor, jikalau salah satu dari tiga tujuan proyek tidak sesuai dengan rancana awal, aspek mana yang boleh berubah. Matrix flexibility inilah yang akan menentukan aspek mana yang akan didahulukan atau diprioritaskan dalam pelaksanaannya. Namun perlu diingat bahwa Matrix Flexibility ini dibuat bukan untuk mengakomodir bahwa proyek itu boleh molor, biayanya boleh membengkak atau scopenya boleh berubah / kurang. Justru ini dibuat sebagai langkah antisipasi sehingga meskipun berubah, sudah diketahui dari awal aspek apa saja yang flexible untuk berubah.

Prioritas salah satu dari ketiga aspek ini bisa berbeda-beda tergantung dari karakteristik dari suatu project itu sendiri. Ada project yang lebih diprioritaskan pada aspek waktu, ada yang aspek biaya (cost) atau aspek scope (kualitas).

Project Flexibility Matrix

Flexibility matrix diatas menjelaskan bahwa Schedule merupakan prioritas utama dari project. Sehingga apapun akan dilakukan sehingga waktu atau schedule dari project tidak berubah. Sedangkan scope merupakan aspek moderate flexible, sehingga scope dari project bisa dibuah sepanjang dalam batas-batas wajar (dalam tahap moderate). Resource (SDM, Cost dll) merupakan hal yang paling flexible sehingga perubahan dapat diakomodir di aspek ini.

Perlu diingat bahwa satu kolom yang  ada di matrix diatas hanya boleh diisi 1 item saja (satu centangan), sehingga kita tidak boleh menge-set schedule dan scope merupakan least flexible. Namun harus dipilih satu dari ketiga aspek yang merupakan least flexible.

Berikut adalah tipe-tipe project yang akan membantu memahami dalam menentukan prioritas dalam pelaksanaan suatu project:

1. 1.      Project Peluncuran Astronot ke Luar Angkasa

proyek pesawat luar angkasa

Ini adalah salah satu contoh eksekusi dalam suatu project yang akan menitikberatkan prioritas pada aspek scope / kualitas dari suatu project. Sedangkan Schedule dan Resource merupakan aspek yang boleh flexible. Bayangkan saja jika suatu project peluncuran pesawat ke antariksa namun pilot / astronotnya tidak kembali ke bumi, oleh karena itu proyek ini bisa dikategorikan sebagai proyek yang least flexible pada aspek Scope pekerjaan. Pergeseran waktu maupun membengkaknya biaya akan dilakukan selama menjamin bahwa scope pekerjaan dapat terpenuhi.

1. 2.      Project Pernikahan

Proyek Pernikahan

Misalkan sepasang muda mudi yang ingin melangsungkan pernikahan tetapi terkendala oleh faktor ekonomi, sehingga mereka menetapkan bahwa anggaran untuk nikah mereka tidak boleh lebih dari 50 jt, sehingga dalam hal ini anggaran / resources adalah komponen Least Flexible dalam matrix flexibility, sehingga inilah prioritas yang harus didahulukan. Apapun yang terjadi dalam pelaksanaan pernikahannya harus tidak boleh lebih dari 50 jt. Komponen moderate flexibility adalah Schedule, dalam hal ini waktu pelaksanaan nikah dapat bergeser (misalnya sewa gedung yang murah hanya tersedia 1 minggu setelah hari H rencana awal, sehingga waktu pelaksanaan digeser) dan komponen yang Most Flexible adalah scope dari pernikahan, misalnya dengan mengurangi skope, contohnya dengan menurunkan standar hidangan untuk menjamu tamu atau dengan cara mengurangi jumlah undangan.

 

1. 3.      Project Pelaksanaan Shalat Idul Fitri

Pelaksanaan Shalat Idul Fitri

Project ini bisa dikatakan least Flexible pada aspek schedule karena apapun yang terjadi project harus terlaksana pada tanggal 1 Syawal. Jadi faktor waktu merupakan faktor least flexible. Project akan sia-sia jika dilaksanakan pada tanggal 2 syawal atau malah justru 30/29 Ramadhan. Untuk tipe proyek ini aspek scope lebih flexible dari cost karena ada syarat-syarat yang memang harus dipenuhi terkait dengan pelaksanaan Shalat Idul Fitri, seperti pemenuhan sound system, karpet atau tikar yang harus suci, penyediaan tempat wudhu, penyediaan khotib dan imam.

Demikian penjelasan singkat tentang Project Flexibility Matrix, semoga membantu lebih memahami dinamika pengelolaan proyek, terutama me-manage project triple constraint.

Referensi:

1. Hand Out Integrated Project Management Training, Thames IT & Management Center. 2010
2. Sumber gambar: http://hech61.wordpress.com/2008/11/26/4-hal-penting-dalam-project-management/