Project Scope vs Product Scope

Istilah diatas sekilas adalah sama, namun dalam terminologi proyek berbasis PMBOK hal tersebut berbeda, berikut adalah definisinya menurut PMBOK 4th Edition.

Product Scope: The features and functions that characterize a product, service, or result.

Project Scope: The work that must be performed to deliver a product, service, or result with the specified features and functions.

Jadi product scope lebih berorientasi pada hasil akhirnya, sedangkan project berorientasi process apa saja yg musti dilakukan. Misalnya dalam proyek installasi kabel fiber optik. Maka product scopenya adalah tergelarnya fiber optic  sehingga bisa mengalirkan gelombang sesuai dengan spesifikasi teknis yang telah ditentukan (requirement).  Sedangkan project scope-nya adalah semua pekerjaan yang diperlukan untuk menggelar fiber optik tadi: planning /design, pabrikasi, delivery material, pekerjaan galian, penyambungan, testing dan serah terima pekerjaan. Jadi disini cakupan dari project scope lebih luas.

Oh iya ada satu lagi istilah yang muncul saat membicarakan hal diatas, yakni requirement. Lalu apa itu requirement, requirement bisa diartikan sebagai suatu kondisi yang harus dipenuhi oleh suatu sistem sesuai dg standard, kontrak atau dokumen formal lain.

Project Flexibility Matrix

Ada dua hal penting yang menjadi tujuan suatu organisasi berbasis laba dalam melaksanakan sebuah project. Pertama, project ditujukan untuk memperbesar revenue dan kedua, untuk mengurangi cost dari suatu proses. Inilah yang mendasari terciptanya proyek yang ada di dalam suatu organisasi.

Dalam pelaksanaan suatu project organisasi akan meng-assign suatu divisi atau pun pihak eksternal (diluar dari organisasi) yang akan menjalankan project ini. Dalam hal ini organisasi bertindak sebagai sponsor sedangkan pihak yang diserahi project akan bertindak sebagai project team / project manager. Ada satu hal yang disepakati diwal antara Project Team (dalam hal ini adalah Project Manager) dengan Sponsor, yaitu Project Objective Statement (POS). POS merupakan statement yang menyatakan scope (lingkup pekerjaan), resources (baik SDM, pembiayaan, peralatan dll) dan jadwal pelaksanaan (kapan project dimulai dan kapan project berakhir). Berdasarkan best practice sebisa mungkin POS ini tidak lebih dari 25 kata, dan bisa mencakup aspek resource, scope dan schedulenya sehingga pihak sponsor langsung clear sekali membaca dokumen POS ini.

Project Triple Constraint

POS inilah yang menentukan scope, resources dan schedule dari suatu proyek (yang biasa disebut project triple constraint), yang hendaknya dijaga supaya ketiga-tiganya dapat tercapai di akhir project. Namun dalam pelaksanannya akan ada satu atau beberapa dari constraint ini yang tidak dapat dicapai, misalnya waktu molor, biaya membengkak atau scope yg tidak sesuai denga rencana awal, karena pada dasarnya project adalah suatu kegiatan yang penuh dengan ketidakpastian dan resiko. Maka dibuatlah matrix flexibility yang akan menjadi solusi kalaupun salah satu atau beberapa hal diatas tidak tercapai. Matrix flexibility ini akan digunakan oleh project manager untuk berkompromi dengan sponsor, jikalau salah satu dari tiga tujuan proyek tidak sesuai dengan rancana awal, aspek mana yang boleh berubah. Matrix flexibility inilah yang akan menentukan aspek mana yang akan didahulukan atau diprioritaskan dalam pelaksanaannya. Namun perlu diingat bahwa Matrix Flexibility ini dibuat bukan untuk mengakomodir bahwa proyek itu boleh molor, biayanya boleh membengkak atau scopenya boleh berubah / kurang. Justru ini dibuat sebagai langkah antisipasi sehingga meskipun berubah, sudah diketahui dari awal aspek apa saja yang flexible untuk berubah.

Prioritas salah satu dari ketiga aspek ini bisa berbeda-beda tergantung dari karakteristik dari suatu project itu sendiri. Ada project yang lebih diprioritaskan pada aspek waktu, ada yang aspek biaya (cost) atau aspek scope (kualitas).

Project Flexibility Matrix

Flexibility matrix diatas menjelaskan bahwa Schedule merupakan prioritas utama dari project. Sehingga apapun akan dilakukan sehingga waktu atau schedule dari project tidak berubah. Sedangkan scope merupakan aspek moderate flexible, sehingga scope dari project bisa dibuah sepanjang dalam batas-batas wajar (dalam tahap moderate). Resource (SDM, Cost dll) merupakan hal yang paling flexible sehingga perubahan dapat diakomodir di aspek ini.

Perlu diingat bahwa satu kolom yang  ada di matrix diatas hanya boleh diisi 1 item saja (satu centangan), sehingga kita tidak boleh menge-set schedule dan scope merupakan least flexible. Namun harus dipilih satu dari ketiga aspek yang merupakan least flexible.

Berikut adalah tipe-tipe project yang akan membantu memahami dalam menentukan prioritas dalam pelaksanaan suatu project:

1. 1.      Project Peluncuran Astronot ke Luar Angkasa

proyek pesawat luar angkasa

Ini adalah salah satu contoh eksekusi dalam suatu project yang akan menitikberatkan prioritas pada aspek scope / kualitas dari suatu project. Sedangkan Schedule dan Resource merupakan aspek yang boleh flexible. Bayangkan saja jika suatu project peluncuran pesawat ke antariksa namun pilot / astronotnya tidak kembali ke bumi, oleh karena itu proyek ini bisa dikategorikan sebagai proyek yang least flexible pada aspek Scope pekerjaan. Pergeseran waktu maupun membengkaknya biaya akan dilakukan selama menjamin bahwa scope pekerjaan dapat terpenuhi.

1. 2.      Project Pernikahan

Proyek Pernikahan

Misalkan sepasang muda mudi yang ingin melangsungkan pernikahan tetapi terkendala oleh faktor ekonomi, sehingga mereka menetapkan bahwa anggaran untuk nikah mereka tidak boleh lebih dari 50 jt, sehingga dalam hal ini anggaran / resources adalah komponen Least Flexible dalam matrix flexibility, sehingga inilah prioritas yang harus didahulukan. Apapun yang terjadi dalam pelaksanaan pernikahannya harus tidak boleh lebih dari 50 jt. Komponen moderate flexibility adalah Schedule, dalam hal ini waktu pelaksanaan nikah dapat bergeser (misalnya sewa gedung yang murah hanya tersedia 1 minggu setelah hari H rencana awal, sehingga waktu pelaksanaan digeser) dan komponen yang Most Flexible adalah scope dari pernikahan, misalnya dengan mengurangi skope, contohnya dengan menurunkan standar hidangan untuk menjamu tamu atau dengan cara mengurangi jumlah undangan.

 

1. 3.      Project Pelaksanaan Shalat Idul Fitri

Pelaksanaan Shalat Idul Fitri

Project ini bisa dikatakan least Flexible pada aspek schedule karena apapun yang terjadi project harus terlaksana pada tanggal 1 Syawal. Jadi faktor waktu merupakan faktor least flexible. Project akan sia-sia jika dilaksanakan pada tanggal 2 syawal atau malah justru 30/29 Ramadhan. Untuk tipe proyek ini aspek scope lebih flexible dari cost karena ada syarat-syarat yang memang harus dipenuhi terkait dengan pelaksanaan Shalat Idul Fitri, seperti pemenuhan sound system, karpet atau tikar yang harus suci, penyediaan tempat wudhu, penyediaan khotib dan imam.

Demikian penjelasan singkat tentang Project Flexibility Matrix, semoga membantu lebih memahami dinamika pengelolaan proyek, terutama me-manage project triple constraint.

Referensi:

1. Hand Out Integrated Project Management Training, Thames IT & Management Center. 2010
2. Sumber gambar: http://hech61.wordpress.com/2008/11/26/4-hal-penting-dalam-project-management/

Go Your Own Road

Go Your Own Road

sumber http://www.boredpanda.com/creative-photoshopping-by-erik-johansson/

Logo Baru Telkom

Logo Telkom

Konvergensi

konvergensi

sumber: http://www.slideshare.net/momoams/momo-12-jeroen-van-glabbeek

So-rational Network

Beberapa saat yang lalu saya membaca Tarbawi Edisi 212 th. 11 Syawal 1430 di salah satu artikelnya yang berjudul “Teknologi Semestinya Mendekatkan”. Artikel ini dibuat oleh Bapak Edi Santoso. Ada satu paragraf yang menarik bagi saya :

“Banyak konteks yang hilang dari silaturahmi maya. Kita bisa melihat atau mendengar teman virtual, tetapi pasti tak bisa merasakan kondisi dia yang sesungguhnya. Apakah dia seceria foto yang diposting? Serasional ungkapan-ungkapan dalam status online-nya? Terlalu banyak pesan nonverbal yang hilang dari jangkauan kita sebagai teman.”

Yup, betul sekali yang ditulis oleh penulis, kadang kita dengan mudah menelan mentah-mentah informasi yang kita ambil dari “dunia maya” terutama yang berkaitan dengan social network. Padahal informasi yang dikandung belum tentu merepresentasikan siapa orang tersebut. Kita harus sadar character yang ditampilkan dalam dunia social network hanyalah second personality dari user terkait. Jadi boleh jadi kepribadian sesunggunya di lapangan bertolak belakang dengan karakternya di dunia maya.

Para ahli di bidang sosial network masih memiliki banyak PR, salah satunya bagaimana agar konteks dari pengguna bisa digali lebih dalam. Diketemukannya teknologi seperti Location Based Services (LBS) telah membantu dalam mengekploitasi konteks dari user yang bersangkutan. Tapi saya rasa ini belumlah cukup.

Dalam artikel itu juga ditulis tentang bagaimana kisah-kisah yang dapat dilakukan dalam mengenal seseorang: salah satunya dengan melihat kamar mandi dari orang yang bersangkutan. Status social ekonomi seseorang dapat dlihat dari peralatan mandi yang dipakai (benar ga ya pendapat ini? Jadi mikir). Saya juga pernah baca artikel, kepribadian seseorang juga dapat dilihat atau direpresentasikan melalui hal-hal sederhana yang dimiliki oleh orang tersebut. Misalnya saja, kita lihat dompet teman kita. Kita bisa melihat bagaimana kepribadiannya dari isi dompet tersebut (bukan hanya jumlah uangnya tapi juga surat-surat atau apa saja yang ada di dompetnya, trik ini boleh dipraktekin hehehe).

Teringat dengan sebuah kisah shahabat yang dijamin masuk surga oleh Rosulullah SAW. Saking ingin tahunnya amalan apa yang dilakukan sehingga dijamin masuk surga, ada shahabat lain yang menyelidiki dengan cara bertamu selama 3 hari. Karena kebersamaan selama 3 hari 3 malam dapat digunakan untuk mengetahui karakter dari orang yang bersangkutan (lengkapnya http://www.alfurqon.or.id/component/content/article/64-guru/286-orang-biasa-masuk-surga ).

Pelajaran yang dapat diambil dari postingan ini adalah: jangan menilai yang empunya blog dari tulisannya atau personality-nya di social network saja: bisa jadi dia tidak se-rasional atau se-ceria atau se-se yang lainnya, tapi kenali dengan berjumpa atau undanglah dia makan bareng hehehe.. Sudah siapkah kita enabling the Internet to Change the Way We Work, Live, Play, and Learn? (comot tagline-nya Cisco).

(*)gambar diambil dari http://www.slideshare.net/edte.ch/flattening-the-world-how-to-harness-web-20-tools-to-engage-learners-inside-and-outside-the-classroom-177746

Tentang Hati

Hati dalam bahasa arab disebut qalbu, istilah Indonesianya kalbu, karena memang keadaanya yang sering berubah-ubah. Kata kolab itu mungkin juga memiliki kesamaan makna dari kata Qalbu ini. Iman seseorang itu bersemayam di hatinya.Seseorang bisa dalam keadaan iman pada pagi harinya dan berubah menjadi kafir pada sore harinya. Atau juga bisa sebaliknya, beriman pada sore harinya dan berubah menjadi kafir pada pagi hari.

Itulah inti dari salah satu kuliah subuh yang saya ikuti di Al Azhar beberapa waktu lalu. Ya Muqallibal Qulub Tsabbit Qalbi ‘ala Diinik (Wahai Yang memutarbalikkan hati, tetapkanlah hati ini berada di atas agama-Mu).

Antara Makhluk Jasmani dan Rohani

Manusia diciptakan sebagai makhluk yang aneh / unik / makhluk yang berbentuk lain (khalqan akhar). Apabila ada dua golongan makluk di dunia ini, makluk jasmani dan rohani maka manusia bukanlah berada di salah-satu golongan ini. Bukan makhluk jasmani karena memang kenyataanya manusia sangat berbeda dengan binatang (makhluk jasmani). Bukan pula makhluk rohani karena kenyataanya memang sangat berbeda dengan malaikat (makhluk rohani).

Tapi yang jelas manusia itu adalah makhluk yang sangat hina. Manusia berasal dari nutfah, suatu materi yang sangat menjijikkan dan bahkan tidak ada manfaatnya. Setelah terlahir pun, tidak ada materi yang dihasilkan manusia yang memiliki manfaat. Semua zat yang dikeluarkan manusia tidak memiliki manfaat, bahkan memilik bau busuk. Jadi sangat tidak beralasan jika kita memuliakan manusia hanya karena bentuk fisiknya semata. Ketidak-manfaatan manusia ini juga berlanjut pada saat dia mati, apapun prestasi,kekayaan atau kedudukannya didunia, jika sudah mati maka ia hanya berupa seonggok daging yang membusuk.

Tapi pada kenyataanya manusia, bisa pada suatu saat memiliki kemuliaan lebih tinggi dari pada Malaikat, dan disisi yang lain bisa suatu saat lebih hina dari binatang. Kenapa manusia bisa lebih mulia dari malaikat, yang notabene adalah makhluk yang selau taat kepada perintah Tuhan? Karena manusia diberi akal dan hawa nafsu, sehingga manusia memiliki kemampuan memilih : memilih diantara alternatif-alternatif yang ada.

Sungguh suatu hal yang tidak adil jika seseorang harus disiksa di neraka karena melakukan pengingkaran kepada Tuhannya sedangkan hanya itulah pilihannya, dia tidak memiliki kemampuan untuk memilih untuk melakukan perbuatan lain, mana yang baik dan mana yang buruk.

Begitu pula sebaliknya sungguh tidak adil pula jika seseorang masuk surga, karena dia melakukan amal salih, sedangkan perbuatan itu merupakan satu-satunya pilihan yang bisa dia kerjaakan, dalam artian tidak ada pilihan yang lain.

Kira-kira hanya ini yang bisa ditulis karena manusia ini (penulis) tiba-tiba terbangun dari tidurnya dan mendapati dihadapannya pengisi kultum sudah tidak ada lagi berdiri di mimbar, dan para jamaah masjid juga berbondong-bondong keluar dari masjid.  Alias tertidur pulas meskipun isi ceramah yang sungguh -sungguh menarik.  😦

Berdoa untuk Indonesia

Indonesia, dilanda berbagai macam bencana yang tidak kunjung reda. Silih berganti,dari satu bencana ke bencana yang lain. Sehingga membuat ragu apakah benar bencana yang selama ini terjadi merupakan  cobaan dari Tuhan.

Ramadhan segera berakhir, sudah memasuki fase 10 hari terakhir yang merupakan fase dimana Allah akan menurunkan malam Lailatul Qadr. Untuk itu sudah selayaknya kita meningkatkan amal ibadah kita.

Salah satu amalan itu adalah berdoa, menyangkut kondisi kita sekarang ini (Indonesia), berapa orang sih dari umat Islam yang berdoa untuk bangsa ini? Umumnya mereka berdoa untuk dirinya sendiri, untuk keselamatan dan kesejahteraan dirinya sendiri. Jikapun ada orang lain yang didoakan itupun sebatas orang tua, saudara, anak atau kerabat dekat lainnya.

Boleh jadi bencana yang terjadi di Indonesia ini terjadi karena keengganan kita yang selama ini selalu egois, bahkan dalam hal meminta atau berdoa kepada Tuhan demi keselamatan bangsa ini.

Makan Gado-Gado

Tadi siang saya makan gado-gado, terdiri dari sayuran, telur, tempe, tahu, sambel kacang dan tentu saja lontong. Saya ‘sengaja’ memilih menu ini karena konon sayuran sangat bermanfaat bagi kesehatan tubuh.

Sendok pertama, kedua, ketiga dan seterusnya sampai ke mulut dan saya telan dengan ‘sengaja’. Dengan ‘sengaja’ saya mengahancurkan makanan di mulut kemudian menelannya. Saat dikunyah ternyata makanan yang saya makan bercampur dengan air liur yang mengandung enzim ptyalin.

Kemudian makanan saya sampai lambung, entah apa yang terjadi di lambung saya, yang jelas saya tidak bisa mengendalikan proses yang terjadi di sana. Telur, tempe dan tahu yang saya makan dicerna oleh pepsin. Bagaimana tubuh saya tahu kalo telur, tempe dan tahu tadi harus di cerna oleh pepsin, padahal saya tidak memerintahkannya. Sama halnya dengan karbohidat dan lemak yang terkandung dalam makanan saya, semuanya dicerna di dalam lambung. Pada saat saya tidurpun. Makanan tadi tetap dicerna oleh tubuh saya.

Kemudian makanan yg telah melewati berbagai proses tadi lewat usus halus. Di sini dengan tidak sengaja lagi ”karena pada saat itu saya sudah selesai makan dan kembali kerja”, zat-zat makanan diserap oleh tubuh. Kemudian lewat di usus besar, konon disini juga masih terjadi penyerapan makanan.

Postingan ini sengaja saya buat untuk mengomentari ”karena saya berpikir maka saya ada” dan untuk mengingatkan saya ternyata kekuatan akal pikiran saya ini terbatas, bahkan untuk mengendalikan tubuh saya sendiri saja tidak bisa.