Project Scope vs Product Scope

July 30, 2012

Istilah diatas sekilas adalah sama, namun dalam terminologi proyek berbasis PMBOK hal tersebut berbeda, berikut adalah definisinya menurut PMBOK 4th Edition.

Product Scope: The features and functions that characterize a product, service, or result.

Project Scope: The work that must be performed to deliver a product, service, or result with the specified features and functions.

Jadi product scope lebih berorientasi pada hasil akhirnya, sedangkan project berorientasi process apa saja yg musti dilakukan. Misalnya dalam proyek installasi kabel fiber optik. Maka product scopenya adalah tergelarnya fiber optic  sehingga bisa mengalirkan gelombang sesuai dengan spesifikasi teknis yang telah ditentukan (requirement).  Sedangkan project scope-nya adalah semua pekerjaan yang diperlukan untuk menggelar fiber optik tadi: planning /design, pabrikasi, delivery material, pekerjaan galian, penyambungan, testing dan serah terima pekerjaan. Jadi disini cakupan dari project scope lebih luas.

Oh iya ada satu lagi istilah yang muncul saat membicarakan hal diatas, yakni requirement. Lalu apa itu requirement, requirement bisa diartikan sebagai suatu kondisi yang harus dipenuhi oleh suatu sistem sesuai dg standard, kontrak atau dokumen formal lain.


Project Flexibility Matrix

July 18, 2012

Ada dua hal penting yang menjadi tujuan suatu organisasi berbasis laba dalam melaksanakan sebuah project. Pertama, project ditujukan untuk memperbesar revenue dan kedua, untuk mengurangi cost dari suatu proses. Inilah yang mendasari terciptanya proyek yang ada di dalam suatu organisasi.

Dalam pelaksanaan suatu project organisasi akan meng-assign suatu divisi atau pun pihak eksternal (diluar dari organisasi) yang akan menjalankan project ini. Dalam hal ini organisasi bertindak sebagai sponsor sedangkan pihak yang diserahi project akan bertindak sebagai project team / project manager. Ada satu hal yang disepakati diwal antara Project Team (dalam hal ini adalah Project Manager) dengan Sponsor, yaitu Project Objective Statement (POS). POS merupakan statement yang menyatakan scope (lingkup pekerjaan), resources (baik SDM, pembiayaan, peralatan dll) dan jadwal pelaksanaan (kapan project dimulai dan kapan project berakhir). Berdasarkan best practice sebisa mungkin POS ini tidak lebih dari 25 kata, dan bisa mencakup aspek resource, scope dan schedulenya sehingga pihak sponsor langsung clear sekali membaca dokumen POS ini.

Project Triple Constraint

POS inilah yang menentukan scope, resources dan schedule dari suatu proyek (yang biasa disebut project triple constraint), yang hendaknya dijaga supaya ketiga-tiganya dapat tercapai di akhir project. Namun dalam pelaksanannya akan ada satu atau beberapa dari constraint ini yang tidak dapat dicapai, misalnya waktu molor, biaya membengkak atau scope yg tidak sesuai denga rencana awal, karena pada dasarnya project adalah suatu kegiatan yang penuh dengan ketidakpastian dan resiko. Maka dibuatlah matrix flexibility yang akan menjadi solusi kalaupun salah satu atau beberapa hal diatas tidak tercapai. Matrix flexibility ini akan digunakan oleh project manager untuk berkompromi dengan sponsor, jikalau salah satu dari tiga tujuan proyek tidak sesuai dengan rancana awal, aspek mana yang boleh berubah. Matrix flexibility inilah yang akan menentukan aspek mana yang akan didahulukan atau diprioritaskan dalam pelaksanaannya. Namun perlu diingat bahwa Matrix Flexibility ini dibuat bukan untuk mengakomodir bahwa proyek itu boleh molor, biayanya boleh membengkak atau scopenya boleh berubah / kurang. Justru ini dibuat sebagai langkah antisipasi sehingga meskipun berubah, sudah diketahui dari awal aspek apa saja yang flexible untuk berubah.

Prioritas salah satu dari ketiga aspek ini bisa berbeda-beda tergantung dari karakteristik dari suatu project itu sendiri. Ada project yang lebih diprioritaskan pada aspek waktu, ada yang aspek biaya (cost) atau aspek scope (kualitas).

Project Flexibility Matrix

Flexibility matrix diatas menjelaskan bahwa Schedule merupakan prioritas utama dari project. Sehingga apapun akan dilakukan sehingga waktu atau schedule dari project tidak berubah. Sedangkan scope merupakan aspek moderate flexible, sehingga scope dari project bisa dibuah sepanjang dalam batas-batas wajar (dalam tahap moderate). Resource (SDM, Cost dll) merupakan hal yang paling flexible sehingga perubahan dapat diakomodir di aspek ini.

Perlu diingat bahwa satu kolom yang  ada di matrix diatas hanya boleh diisi 1 item saja (satu centangan), sehingga kita tidak boleh menge-set schedule dan scope merupakan least flexible. Namun harus dipilih satu dari ketiga aspek yang merupakan least flexible.

Berikut adalah tipe-tipe project yang akan membantu memahami dalam menentukan prioritas dalam pelaksanaan suatu project:

  1. 1.      Project Peluncuran Astronot ke Luar Angkasa

proyek pesawat luar angkasa

Ini adalah salah satu contoh eksekusi dalam suatu project yang akan menitikberatkan prioritas pada aspek scope / kualitas dari suatu project. Sedangkan Schedule dan Resource merupakan aspek yang boleh flexible. Bayangkan saja jika suatu project peluncuran pesawat ke antariksa namun pilot / astronotnya tidak kembali ke bumi, oleh karena itu proyek ini bisa dikategorikan sebagai proyek yang least flexible pada aspek Scope pekerjaan. Pergeseran waktu maupun membengkaknya biaya akan dilakukan selama menjamin bahwa scope pekerjaan dapat terpenuhi.

  1. 2.      Project Pernikahan

Proyek Pernikahan

Misalkan sepasang muda mudi yang ingin melangsungkan pernikahan tetapi terkendala oleh faktor ekonomi, sehingga mereka menetapkan bahwa anggaran untuk nikah mereka tidak boleh lebih dari 50 jt, sehingga dalam hal ini anggaran / resources adalah komponen Least Flexible dalam matrix flexibility, sehingga inilah prioritas yang harus didahulukan. Apapun yang terjadi dalam pelaksanaan pernikahannya harus tidak boleh lebih dari 50 jt. Komponen moderate flexibility adalah Schedule, dalam hal ini waktu pelaksanaan nikah dapat bergeser (misalnya sewa gedung yang murah hanya tersedia 1 minggu setelah hari H rencana awal, sehingga waktu pelaksanaan digeser) dan komponen yang Most Flexible adalah scope dari pernikahan, misalnya dengan mengurangi skope, contohnya dengan menurunkan standar hidangan untuk menjamu tamu atau dengan cara mengurangi jumlah undangan.

 

  1. 3.      Project Pelaksanaan Shalat Idul Fitri

Pelaksanaan Shalat Idul Fitri

Project ini bisa dikatakan least Flexible pada aspek schedule karena apapun yang terjadi project harus terlaksana pada tanggal 1 Syawal. Jadi faktor waktu merupakan faktor least flexible. Project akan sia-sia jika dilaksanakan pada tanggal 2 syawal atau malah justru 30/29 Ramadhan. Untuk tipe proyek ini aspek scope lebih flexible dari cost karena ada syarat-syarat yang memang harus dipenuhi terkait dengan pelaksanaan Shalat Idul Fitri, seperti pemenuhan sound system, karpet atau tikar yang harus suci, penyediaan tempat wudhu, penyediaan khotib dan imam.

Demikian penjelasan singkat tentang Project Flexibility Matrix, semoga membantu lebih memahami dinamika pengelolaan proyek, terutama me-manage project triple constraint.

Referensi:

  1. Hand Out Integrated Project Management Training, Thames IT & Management Center. 2010
  2. Sumber gambar: http://hech61.wordpress.com/2008/11/26/4-hal-penting-dalam-project-management/

Go Your Own Road

January 29, 2010

Go Your Own Road

sumber http://www.boredpanda.com/creative-photoshopping-by-erik-johansson/


Logo Baru Telkom

October 23, 2009
Logo Telkom

Logo Telkom


Konvergensi

October 20, 2009
konvergensi

konvergensi

sumber: http://www.slideshare.net/momoams/momo-12-jeroen-van-glabbeek


So-rational Network

September 25, 2009

Beberapa saat yang lalu saya membaca Tarbawi Edisi 212 th. 11 Syawal 1430 di salah satu artikelnya yang berjudul “Teknologi Semestinya Mendekatkan”. Artikel ini dibuat oleh Bapak Edi Santoso. Ada satu paragraf yang menarik bagi saya :

“Banyak konteks yang hilang dari silaturahmi maya. Kita bisa melihat atau mendengar teman virtual, tetapi pasti tak bisa merasakan kondisi dia yang sesungguhnya. Apakah dia seceria foto yang diposting? Serasional ungkapan-ungkapan dalam status online-nya? Terlalu banyak pesan nonverbal yang hilang dari jangkauan kita sebagai teman.”

Yup, betul sekali yang ditulis oleh penulis, kadang kita dengan mudah menelan mentah-mentah informasi yang kita ambil dari “dunia maya” terutama yang berkaitan dengan social network. Padahal informasi yang dikandung belum tentu merepresentasikan siapa orang tersebut. Kita harus sadar character yang ditampilkan dalam dunia social network hanyalah second personality dari user terkait. Jadi boleh jadi kepribadian sesunggunya di lapangan bertolak belakang dengan karakternya di dunia maya.

Nobody KnowsPara ahli di bidang sosial network masih memiliki banyak PR, salah satunya bagaimana agar konteks dari pengguna bisa digali lebih dalam. Diketemukannya teknologi seperti Location Based Services (LBS) telah membantu dalam mengekploitasi konteks dari user yang bersangkutan. Tapi saya rasa ini belumlah cukup.

Dalam artikel itu juga ditulis tentang bagaimana kisah-kisah yang dapat dilakukan dalam mengenal seseorang: salah satunya dengan melihat kamar mandi dari orang yang bersangkutan. Status social ekonomi seseorang dapat dlihat dari peralatan mandi yang dipakai (benar ga ya pendapat ini? Jadi mikir). Saya juga pernah baca artikel, kepribadian seseorang juga dapat dilihat atau direpresentasikan melalui hal-hal sederhana yang dimiliki oleh orang tersebut. Misalnya saja, kita lihat dompet teman kita. Kita bisa melihat bagaimana kepribadiannya dari isi dompet tersebut (bukan hanya jumlah uangnya tapi juga surat-surat atau apa saja yang ada di dompetnya, trik ini boleh dipraktekin hehehe).

Teringat dengan sebuah kisah shahabat yang dijamin masuk surga oleh Rosulullah SAW. Saking ingin tahunnya amalan apa yang dilakukan sehingga dijamin masuk surga, ada shahabat lain yang menyelidiki dengan cara bertamu selama 3 hari. Karena kebersamaan selama 3 hari 3 malam dapat digunakan untuk mengetahui karakter dari orang yang bersangkutan (lengkapnya http://www.alfurqon.or.id/component/content/article/64-guru/286-orang-biasa-masuk-surga ).

Pelajaran yang dapat diambil dari postingan ini adalah: jangan menilai yang empunya blog dari tulisannya atau personality-nya di social network saja: bisa jadi dia tidak se-rasional atau se-ceria atau se-se yang lainnya, tapi kenali dengan berjumpa atau undanglah dia makan bareng hehehe.. Sudah siapkah kita enabling the Internet to Change the Way We Work, Live, Play, and Learn? (comot tagline-nya Cisco).

(*)gambar diambil dari http://www.slideshare.net/edte.ch/flattening-the-world-how-to-harness-web-20-tools-to-engage-learners-inside-and-outside-the-classroom-177746


Tentang Hati

September 14, 2009

Hati dalam bahasa arab disebut qalbu, istilah Indonesianya kalbu, karena memang keadaanya yang sering berubah-ubah. Kata kolab itu mungkin juga memiliki kesamaan makna dari kata Qalbu ini. Iman seseorang itu bersemayam di hatinya.Seseorang bisa dalam keadaan iman pada pagi harinya dan berubah menjadi kafir pada sore harinya. Atau juga bisa sebaliknya, beriman pada sore harinya dan berubah menjadi kafir pada pagi hari.

Itulah inti dari salah satu kuliah subuh yang saya ikuti di Al Azhar beberapa waktu lalu. Ya Muqallibal Qulub Tsabbit Qalbi ‘ala Diinik (Wahai Yang memutarbalikkan hati, tetapkanlah hati ini berada di atas agama-Mu).